Introducción

Buscando fuentes para preparar una sesión de formación, he localizado este post publicado en QuestionPro Blog por Zontziry Johnson, donde nos detalla las cuestiones a tener en cuenta en el momento de lanzar la invitación a participar en una encuesta online por e-mail. Me parecen muy interesantes y acertados. Los transcribo aquí añadiendo algún comentario sobre el original.

Personalizar la invitación a la encuesta online. Esto permite captar la atención del contacto. Evidentemente por sí sola, poco puede hacer esta acción, pero en combinación con el resto puede ser efectiva. Atención al planteamiento típico ¿de dónde han sacado estos mis datos?. Toda la información del contacto usada en el e-mail debe ser justificable y obtenida por medios legales. Atención LOPD.
Informar del tema de la encuesta online. Dejar muy claro cuál es el tema del estudio y qué se espera del contacto.
Informar de la duración de la encuesta online. El contacto debe ser informado del esfuerzo en tiempo solicitado. Nuestras pruebas y el piloto nos debe dar indicios reales de la duración del estudio. No engañemos con esto. El contacto debe saber con seguridad cuánto esfuerzo temporal le llevará la encuesta online y podrá determinar si desea participar ahora, después o no participar.
Incluir un plazo de finalización de la opción a participar en la encuesta online. Es bueno, pero atención si la participación es muy importante y las cuotas o segmentos del estudio se cierran rápidamente. Puede ser frustrante intentar participar dentro del plazo y no poder hacerlo porque el estudio se ha cerrado. Sí sabemos que eso pasa. Pongamos medidas como incrementar paulatinamente el envío hasta que veamos tasas de respuesta.
Datos personales. Si datos de este tipo son recogidos en el estudio, explica por qué. En mi opinión esto no debería estar en la invitación, sino dentro del propio cuestionario. No obstante, sí es cierto que en determinados estudios esto puede completar la indicado en el punto 2.
Incluir enlace a tu política de privacidad. Muy acorde con la legislación actual y muy necesario en todos los aspectos.Genera confianza de qué hay algo que da soporte a esa acción.
Explica como se utilizará la información recogida. Típica referencia al anonimato de los datos, uso agregado de la información, entrega al cliente final de los datos sin posibilidad de identificación nominal, etc.
El asunto del e-mail. Atrayente, corto, evita que levante suspicacias al respecto del tema en cuestión. Deja claro que es una encuesta. Si eso produce rechazo, pues ya nos eliminarán. El tiempo de lectura de la invitación se dedicará si el contacto lo ve atrayente y tiene el mínimo de información disponible para hacerlo.
Sé cortés, amable y agradecido. No hay mucho que decir al respecto. El contacto que decide acceder a la encuesta va a ayudarte en tu trabajo y te va a dar todo lo que pueda. Agradécelo, antes y después, acabe o no acabe la entrevista (por filtro).
Intenta ser breve en la invitación. Con todo lo que te hemos dicho, será difícil pero valora el incluir enlaces a páginas que aporte más información al respecto.

A los 10 puntos anteriores, yo añadiría uno que me parece muy importante, añadir la posibilidad de declinar la participación en el estudio; de esta forma sabemos que al contacto le ha llegado la invitación, pero ha decidido no participar.

Por último, algo que me ha sorprendido no encontrar en el original, informar del incentivo que se obtiene por la participación en la encuesta: puntos, dinero, siendo tratado como pre-incentivo, post-incentivo. Es esencial que el contacto tenga la información de como va a ser recompensado su esfuerzo.

Hasta el próximo post.